In de fase ‘pep je team’ heb je de eerste stappen gezet om draagvlak te creëren voor de verandering op je werkvloer. Nu is het tijd om dit draagvlak te vergroten.

 

Hoe?

Door talenten, maar ook beperkingen van je team in kaart te brengen. Je kadert waar je team zich situeert binnen de organisatie en tot welk groter geheel zij een bijdrage leveren.

Om medewerkers te betrekken in het proces, is het belangrijk dat zij de waarde van hun eigen bijdrage aan het groter geheel zien en begrijpen.

‘Ken je team’ bestaat uit 3 grote stappen:

• Stap 1: Wie is de klant?
• Stap 2: Wat is het primair/economisch proces?
• Stap 3: Het opmaken van een teammatrix.

 

Stap 1: Wie is de klant?

Een innovatieve werkvloer kenmerkt zich door het klantgericht werken en het flexibel kunnen omspringen met de vraag van de klant. Essentieel is weten wie je klant is.

Het benoemen van de klanten van je team, kan je doen met volgende vragen:

• Wie zijn onze klanten?
• Wat bied ik aan aan mijn klant?
• Waar hecht mijn klant waarde aan?
• Waarin kan ik verbeteren en uniek zijn ten opzichte van gelijkaardige ondernemingen (concurrenten)?

 

Stap 2: Wat is het primair proces?

Het primair proces of waarde toevoegend proces is het geheel van taken en activiteiten die waarde toevoegen voor onze klant(en).

Een organisatie kan meerdere primaire processen hebben. In maatwerkbedrijven en initiatieven Lokale Diensten Economie zijn er twee primaire processen die naast elkaar lopen. Soms staan deze haaks op elkaar.

• een economisch proces: dit zijn activiteiten die uitgevoerd worden voor externe klanten en waarmee deels inkomsten worden gegenereerd
• het ontwikkelingsproces van je medewerkers: dit zijn activiteiten zoals competentieversterking, allerlei vormen van begeleiding, werken rond randvoorwaarden, POP, ….

Voor de werkvloer zijn beide processen belangrijk. Door samen met je team deze processen duidelijk te benoemen en te ontleden, zorg je ervoor dat ze meer op elkaar afgestemd zijn.

Je benoemt eerst het economisch proces en onderzoekt welke taken er allemaal moeten gebeuren om een kwalitatieve dienstverlening te bieden aan de klanten. Werkvorm primair proces

Vervolgens bekijk je welke verantwoordelijkheden je bij het team kan leggen. Hierdoor krijg je als leidinggevende de ruimte om je rol als coach op te nemen en groei bij je medewerkers te stimuleren. Doordat de medewerkers meer verantwoordelijkheid/vertrouwen krijgen, zie je een positieve evolutie in het gevoel van organisatiebetrokkenheid. Werkvorm verantwoordelijkheid taken.

 

Stap 3: Het opmaken van een teammatrix

In stap 1 en 2 heb je alle informatie verzameld om over te gaan naar het opmaken van een teammatrix.

 

Wat is een teammatrix?

Een teammatrix is een eenvoudige en multifunctionele voorstelling van enerzijds de uitvoerende en ondersteunende taken. Anderzijds is het een inschatting van de taakvolwassenheid van elke medewerker in het team.   De matrix wordt opgesteld samen met het team. Later vul je deze tijdens een gesprek met een medewerker in. Door het opstellen van een teammatrix krijg je als leidinggevende een tool in handen om beide (conflicterende) processen te hanteren.

Je krijgt een zicht op de actuele inzetbaarheid van je medewerkers, zijn er voldoende medewerkers inzetbaar voor elke taak, is mijn team voldoende complementair, wie heeft interesse om bepaalde nieuwe taken te leren, wie kan en wil een collega een nieuwe taak aanleren, ….

Hier zie je een voorbeeld van een matrix die werd opgesteld bij een Klusdienst.

De teammatrix is vooral voor de leidinggevende een zeer nuttig instrument.

 

Hoe de teammatrix een aanvullend instrument kan zijn op de reeds bestaande HR-praktijken en -instrumenten op je werkvloer, lees je in “Aan de slag met je team”.

 

Wat is de rol van de leidinggevende?

Je zal regelmatig met weerstand van een of meerdere teamleden worden geconfronteerd. Communiceer open en duidelijk, laat teamleden mee nadenken over veranderingen/verbeteringen. Stimuleer medewerkers om ideeën aan te reiken en luister naar wat zij belangrijk vinden. Erken dat elke verandering moeilijk is en tijd nodig heeft. Bevestig medewerkers in hun kunnen en apprecieer hun inbreng. Benoem de progressie die er geboekt wordt en maak deze visueel. Heb zelf vertrouwen in het proces, voor jou als leidinggevende is dit ook geen gemakkelijke oefening. Heb vertrouwen in jezelf en je medewerkers!

Respecteer het tempo van je team en pas de snelheid aan indien nodig, las eventueel een rustpauze in.